Política de uso de datos

DISTRIBUIDORA ANDINA DE COMBUSTIBLES (DAC)

 

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

 

  1. Quienes somos y objetivo de esta política de tratamiento de datos personales.

 

Distribuidora Andina de Combustibles S.A. (en adelante DAC), es una sociedad constituida en Colombia, y es responsable del tratamiento de los datos personales recolectados en Colombia.

 

Nuestros datos de contacto son:

 

Área: Departamento de Cumplimiento.

Cargo: Gerente de Cumplimiento.

e-mail: carlos.a.buitrago@exxonmobil.com

Dirección: Calle 90 No.19C-32 Bogotá, Colombia.

Teléfono: 571-6280460

 

Su privacidad es importante para DAC, y nuestra política es cumplir con las leyes y la regulación existente en cuanto al manejo de sus datos personales. Por eso queremos que nuestros clientes comprendan nuestras prácticas de recolección y tratamiento de datos personales, garantizando así el más alto nivel de confiabilidad y seguridad.

 

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, “Política de Privacidad”) busca mejorar los programas nacionales de protección de información personal. DAC ha adoptado los Principios de Privacidad de la Información, los cuales deben ser seguidos por sus empleados y contratistas al tratar información personal.

 

Esta Política de Privacidad se ha desarrollado de acuerdo con la ley colombiana y con los principios de Privacidad de Datos de DAC y sus guías detalladas del Programa de Privacidad de Datos.

 

Los titulares de los datos personales aceptan el tratamiento de sus datos personales conforme los términos de esta Política de Privacidad y nos autorizan a su tratamiento en los términos de esta política cuando proporcionan los datos a través de los diferentes medios o canales.

 

  1. Información personal recopilada.

 

¿Qué tipo de información personal recolectamos y procesamos?

 

La información personal puede mantenerse de manera manual o electrónica, y recogerse en papel, sistemas electrónicos, fotos, videos, sistemas de recolección de voz, correos electrónicos o medios extraíbles.

La información personal puede o no estar relacionada con asuntos comerciales, como dirección de oficina, teléfonos o correos electrónicos. La información personal puede estar asociada con un empleado, contratista, vendedor, proveedor, socios y terceros.

 

Para el objeto de tratamiento, nosotros podemos recolectar la siguiente información personal con su autorización, dependiendo de su tipo de relación con ExxonMobil.

 

  • Nombre y apellidos
  • Fecha de nacimiento
  • Género
  • Estado civil y/o parentesco en relación con personas menores de edad o discapacitados solicitantes de nuestros servicios.
  • Nacionalidad
  • Cédula de ciudadanía o documento de identificación
  • Número de pasaporte y fecha de vencimiento
  • Correo electrónico
  • Teléfono de contacto
  • Dirección
  • Información de tarjeta(s) de crédito (número, entidad bancaria, fecha de vencimiento, código de seguridad).
  • Datos personales del tarjetahabiente (nombres y apellidos, tipo y número de identificación).
  • Información del domicilio donde el tarjetahabiente recibe sus extractos bancarios.
  • Información y datos personales recolectados a través de encuestas, focus groups u otros métodos de investigación de mercado.
  • Información requerida por los representantes de las áreas de ventas y/o de relaciones con el cliente con la finalidad de atender solicitudes o reclamos.
  • Información demográfica como, por ejemplo, información sobre su empresa o negocio, edad, género, intereses, preferencias y favoritos.
  • Información sobre sus visitas a nuestros sitios web, incluyendo las páginas que ve, los enlaces y los avisos en los que hace clic, los términos de búsqueda que ingresa y otras acciones que realice en relación con los servicios y sitios web de ExxonMobil. Del mismo modo, también podemos recopilar cierta información del buscador que utilizó para llegar a nuestro sitio web como, por ejemplo, la dirección de su Protocolo de Internet (IP), tipo de buscador e idioma, hora de acceso, el localizador uniforme de recursos (URL) del sitio web que lo refirió a nuestro sitio web y al URL por el que navega en nuestro sitio si hace clic en un enlace de nuestro sitio.

 

Todas las bases de datos de ExxonMobil están almacenadas en Estados Unidos de Norteamérica, Argentina, Brasil, India, República Checa. ExxonMobil solo utiliza la información de clientes para trasmitirla a terceros encargados del manejo de la información de acuerdo con esta política.

 

¿Cómo recolectamos la información?

 

Podemos pedirle que nos proporcione información personal cuando usted:

 

  • Use nuestro sitio web;
  • Solicite cotizaciones, servicios, atención al cliente o información;
  • Coloque órdenes para productos o servicios;
  • Participe en encuestas, concursos u otras actividades promocionales;
  • Se suscriba a boletines, correos electrónicos promocionales u otros materiales;
  • Se postule para un puesto de trabajo, envíe su curriculum vitae o cree un perfil como candidato, o
  • Nos contacte por cualquier medio o canal autorizado.

 

Para ofrecerle una experiencia más sistemática y personalizada en sus interacciones con DAC, la información recopilada a través de una fuente puede combinarse con información obtenida mediante otros recursos de DAC. También podemos complementar la información reunida por nosotros con la obtenida por otras partes.

 

Algunos servicios de DAC pueden tener marcas compartidas y ofrecerse de manera conjunta con otra empresa. Si usted se registra para estos servicios o los utiliza, tanto DAC como la otra empresa pueden recibir información recopilada de manera conjunta con los servicios de marcas compartidas y utilizar la información de acuerdo con la declaración de privacidad de cada empresa y otros acuerdos celebrados con usted.

 

  1. Tratamiento de datos sensibles y de menores de edad.

 

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular de dichos datos, o cuyo uso indebido pueda generar su discriminación, tales como los que revelen origen racial o étnico; orientación política; convicciones religiosas o filosóficas; pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos; los relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

 

En caso de que recolectemos y hagamos tratamiento de sus datos sensibles, estos serán tratados con cuidadosa sujeción a las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, y esta Política de Privacidad. Se informa a los titulares que no estarán obligados en ningún evento a autorizar el tratamiento de datos sensibles, y por lo tanto la prestación de nuestros servicios no está condicionada a la entrega de esta información sensible, salvo que esa información se estrictamente necesaria para cumplir con las obligaciones de DAC y en caso de no tenerla haría imposible la prestación del servicio.

 

DAC toma la privacidad de los niños y adolescentes muy seriamente. Los niños, niñas y adolescentes menores de edad, podrán ser usuarios de los productos y servicios que ofrecemos, siempre y cuando actúen a través de o debidamente autorizados por sus padres o por quienes tengan la patria potestad del menor. Velaremos por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes menores de edad, garantizando que en el tratamiento de sus datos se respete el interés superior de ellos, y sus derechos fundamentales y en lo posible, teniendo en cuenta su opinión, como titulares de sus datos personales.

 

  1. Finalidades y uso de la información

 

DAC no dará o venderá su información individual a ninguna compañía externa para su uso con fines de mercadotecnia u ofertas de servicios. Mantendremos la confidencialidad de su información personal y sólo se utilizará para fomentar su relación con DAC. Además, las prácticas internas ayudan a proteger su privacidad limitando el acceso y el uso de datos de clientes por parte de los empleados.

 

Si usted nos proporciona datos personales, nos autoriza para usar esta información para las finalidades señaladas en concordancia con lo previsto en esta Política de Privacidad, y no procederemos a transferir o divulgar la misma fuera de nuestras bases de datos salvo que (i) usted nos autorice a hacerlo, (ii) sea necesario para permitir a nuestros contratistas, proveedores o agentes prestar los servicios que les hemos encomendado, (iii) la utilicemos nosotros o terceros para proporcionarle nuestros productos o servicios, (iv) sea entregada a las entidades que prestan servicios de marketing en nuestro nombre o a otras entidades con las cuales tenemos acuerdos de mercadeo conjunto, (v) tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración, (vi) implementemos un contrato de transmisión de datos personales en los términos del Decreto 1377 de 2013, o (vii) según sea requerido o permitido por la ley o para las finalidades desarrolladas en la presente política de privacidad.

 

Los titulares de datos personales autorizan a DAC a transferir su información personal a otras compañías relacionadas con DAC tales como, pero sin limitarse a ellas, matrices, subsidiarias y filiales de DAC, para el desarrollo de las finalidades aquí descritas. Este tratamiento de datos se hará durante la relación contractual y/o con posterioridad a ella, para las finalidades descritas en esta Política. La información personal de los empleados se encuentra contenida en bases de datos y archivos propiedad del empleador.

 

DAC utiliza su información personal para distintas finalidades, dependiendo de la relación que exista entre DAC y el titular de los datos personales.

 

  • Finalidades del tratamiento para clientes

 

Cuando DAC pide información del cliente, esto se hace con la finalidad de mejorar la relación entre DAC y el cliente. DAC realiza tratamiento de datos personales antes, durante y/o con posterioridad a la relación contractual, pero no más allá del plazo razonable que exijan las finalidades enumeradas a continuación:

 

  1. Ofrecer y prestar los servicios, y respaldar o efectuar las operaciones que usted haya solicitado, y manejar nuestras relaciones comerciales.
  2. Realizar las gestiones necesarias para dar cumplimiento a las obligaciones inherentes a los servicios y productos contratados con DAC.
  3. Facilitar la correcta ejecución de las compras y prestaciones de los servicios y productos contratados.
  4. Generar una comunicación óptima en relación con nuestros servicios, productos, promociones, facturación y demás actividades.
  5. Exigir el cumplimiento de nuestras condiciones de venta, los términos del sitio web y/o contratos separados celebrados con usted si a ello hubiere lugar;
  6. Evaluar la calidad, personalizar y mejorar nuestros productos, servicios (incluyendo el contenido y las publicidades), tecnologías, comunicaciones y nuestra relación con usted;
  7. Realizar estudios sobre hábitos de consumo, preferencias, interés de compra, prueba de producto, concepto, evaluación de servicio, satisfacción y otras relacionadas con nuestros servicios y productos; así como para hacer reporte de volúmenes por área, territorio y estación.
  8. Realizar, a través de cualquier medio en forma directa o indirecta (a través de terceros), actividades de mercadeo y/o publicidad propia o de terceros, venta, facturación, gestión de cobranza, recaudo, programación, soporte técnico, inteligencia de mercados, mejoramiento del servicio, verificaciones y consultas, control, comportamiento, hábito y habilitación de medios de pago, prevención de fraude, así como cualquier otra relacionada con nuestros productos y servicios, actuales y futuros, para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y de nuestro objeto social.
  9. Informar sobre cambios de productos y servicios relacionados con el giro ordinario de los negocios de DAC.
  10. Enviarle comunicaciones como, por ejemplo, información sobre la seguridad de los productos, el estado de sus operaciones (por ejemplo, confirmaciones de órdenes), información sobre productos y servicios disponibles a través de DAC y sus sociedades relacionadas, ofertas promocionales y encuestas;
  11. Prestar asistencia, servicio y soporte técnico de nuestros productos y servicios.
  12. Registrar, hacer seguimiento y validación de conductores y camiones, con acceso a los terminales.
  13. Controlar y prevenir el fraude en todas sus modalidades, y otras actividades ilegales o prohibidas.
  14. Proteger la seguridad o integridad del sitio web, nuestro negocio o nuestros productos o servicios.
  15. Llevar a cabo auditorías.
  16. La planeación de continuidad del negocio. La planeación de continuidad del negocio.
  17. La verificación del cumplimiento a las Políticas de DAC.
  18. Llevar Programas de Cumplimiento Legal.
  19. Rectificar la veracidad de la información provista.
  20. Otros fines, según se le informe en el momento que se recopila la información y sea autorizado por el titular.

 

  • Finalidades del tratamiento para empleados y candidatos

 

Para el caso de trabajadores activos y retirados, pensionados, jubilados, terceros vinculados, grupo familiar y beneficiarios. DAC realiza el tratamiento de datos personales suministrados por sus empleados activos y retirados, pensionados, jubilados terceros, vinculados, grupo familiar y beneficiarios, para el cumplimiento de las siguientes finalidades:

 

  1. Contratar, evaluar, desarrollar y desvincular empleados y contratistas.
  2. Celebrar y ejecutar los contratos de trabajo.
  3. Dar aplicación a la ley y la jurisprudencia colombiana en materia laboral y de seguridad social.
  4. Cumplir con las obligaciones contraídas con nuestros empleados, pensionados y jubilados.
  5. Otorgar beneficios a los empleados y a sus beneficiarios.
  6. Registrar información relevante, como novedades salariales, entrenamientos, vacaciones y fechas de cumpleaños.
  7. Controlar y prevenir el fraude en todas sus modalidades, y otras actividades ilegales o prohibidas.
  8. Verificar el cumplimiento de las políticas internas de DAC.
  9. Llevar a cabo auditorías.
  10. Gestionar y administrar el uso de los activos corporativos de DAC (como oficinas, instalaciones, computadores, etc.).
  11. Inclusión en planes de continuidad de los negocios y respuesta en caso de emergencia.
  12. Dar soporte a los procesos de desarrollo profesional y gestión de recursos.
  13. Gestión de viajes de negocios.
  14. Organización de eventos y conferencias.
  15. Networking informal.
  16. Registrar información para verificar la integridad de la información, los sistemas y los recursos.
  17. Verificación de programas de cumplimiento de leyes.
  18. Desarrollo de programas de salud ocupacional.
  19. Gestionar el personal.
  20. Permitir el control de acceso a las instalaciones, así como verificar la identidad y los permisos de acceso.
  21. Realizar gestión de seguridad e incidentes.
  22. Mejorar la calidad de los servicios.
  23. Administrar programas de capacitación.
  24. Permitir la organización, planificación, facturación, y administración de las horas de trabajo.
  25. Para fines comerciales necesarios para la realización segura, efectiva y eficiente de las actividades comerciales de DAC en los países en que opere.
  26. Toda otra finalidad necesaria para el debido desarrollo de la relación laboral.
  27. Cualquier finalidad que sea autorizada por el titular, según se le informe en el momento en que se recopila la autorización, o las finalidades permitidas por la ley.

Los datos personales recolectados incluyen información comercial y no comercial, y datos particulares reunidos por terceros en representación de DAC. Entre la información recolectada y tratada, además de la indicada de manera general en el punto dos (2) de esta Política, se encuentra la siguiente (incluida la información sensible):

 

  1. datos de contacto (por ejemplo, nombre, domicilio laboral, domicilio particular, dirección de e-mail, números de teléfono);
  2. datos demográficos (por ejemplo, fecha de nacimiento, sexo, educación);
  3. datos laborales (por ejemplo, antecedentes, experiencia, ascensos, capacitación, rendimiento, sanciones disciplinarias)
  4. datos organizacionales (por ejemplo, cargo, funciones, nivel salarial, intereses profesionales);
  5. datos sobre sus dependientes (por ejemplo, estado civil, hijos);
  6. datos sobre tiempo de trabajo y ausencias laborales (por ejemplo, ausencias, vacaciones, horario de trabajo);
  7. datos financieros (por ejemplo, sueldo, beneficios, información bancaria, información sobre participación accionaria);
  8. datos sociales (por ejemplo, fotos, información sobre premios y reconocimientos, resultados de eventos en equipo);
  9. datos médicos (por ejemplo, información sobre salud ocupacional); y
  10. datos informáticos (por ejemplo, metadata sobre comunicaciones, solicitudes y permisos de acceso).

 

Al interior de la organización de DAC, la información recolectada sólo será revelada a receptores internos que deben conocerla por ser empleados o contratistas de DAC. Los datos también podrán revelarse a receptores externos (tales como proveedores de servicios de nómina, seguros de salud y servicios de tecnología), previa celebración de un contrato de transmisión de datos o autorización del propietario del dato, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013 de protección de datos personales. A través del contrato, el agente se compromete a utilizar los datos sólo para los fines para los que fueron revelados, utilizando las medidas de seguridad adecuadas, a conservarlos solamente mientras sea necesario, y a no revelarlos sin autorización.

 

Podrán revelarse datos personales a receptores internos y externos solamente (1) con fines del cumplimiento del contrato de trabajo; (2) con el consentimiento o la autorización de la persona en cuestión; (3) de conformidad con un convenio colectivo de trabajo; (4) a fines de los intereses legítimos de DAC; (5) en tanto sea comercialmente necesario (6) según lo permitido o exigido por ley o algún procedimiento judicial; (7) como parte de la investigación de una posible conducta delictiva; (8) en “casos de emergencia”, por ejemplo cuando sea de vital importancia para el individuo en cuestión.

 

Los empleados activos y retirados, pensionados, jubilados y contratistas de DAC deben colaborar para mantener sus datos en forma exacta, completa, actualizada, comprobable y comprensible, y notificar cualquier modificación de los mismos.

 

DAC no adquiere información particular en forma encubierta. Sin embargo, en circunstancias excepcionales en que así se requiere por ley y/o para proteger los intereses de DAC y cuando DAC tiene motivos razonables para sospechar que se ha incumplido la política de la compañía o que se ha cometido un delito y no se dispone de otros medios de investigación, DAC podrá obtener datos personales de esta manera, pero solamente de conformidad con la ley aplicable.

 

DAC también realiza tratamiento de datos personales de candidatos a empleos, con el fin de conocer y evaluar la trayectoria académica y laboral, las habilidades, conocimientos y capacidades de los candidatos; rectificar la veracidad de la información provista y otros fines, según se le informe al momento en que se recopila la información y sea autorizado por el candidato.

 

Entre la información recolectada y tratada, además de la indicada de manera general en el punto dos (2) de esta Política, se encuentra la siguiente (incluida la información sensible):

 

  1. Profesión u oficio
  2. Títulos
  3. Perfil Académico (colegio, universidad, etc.)
  4. Perfil profesional (puestos de trabajo, antecedentes, etc.)
  5. Pertenencia a asociaciones profesionales o académicas
  6. Salarios y jornadas de trabajo
  7. Evaluaciones de rendimiento

 

La información suministrada por los candidatos a ocupar un cargo en DAC permanecerá almacenada hasta por el término de dos (2) años contados a partir de la fecha del último tratamiento, o por el tiempo necesario para atender las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información y cualquier otra obligación legal y/o contractual de DAC.

 

  • Finalidades del tratamiento para contratistas y proveedores

 

DAC realiza tratamiento de datos personales suministrados por contratistas y proveedores, como parte del proceso de adquisición de bienes o servicios suministrados a DAC, antes, durante y/o después de la relación contractual, para el cumplimiento de las siguientes finalidades:

 

  1. Contratar, evaluar y seleccionar proveedores potenciales.
  2. Establecer relaciones de negocio para adquirir bienes o servicios.
  3. Celebrar y ejecutar contratos.
  4. Control y pagos por los bienes y servicios recibidos.
  5. Cumplimiento de aspectos fiscales y legales con entidades de gobierno y regulatorias.
  6. Comunicación de políticas y procedimientos sobre la forma de hacer negocios con los proveedores.
  7. Consultas, auditorias y revisiones derivadas de la relación de negocio con el proveedor.
  8. Cualquier finalidad que sea autorizada por el titular, según se le informe en el momento en que se recopila la autorización, o las finalidades permitidas por la ley.

 

Entre la información recolectada y tratada, además de la indicada de manera general en el punto dos (2) de esta Política, se encuentra la siguiente (incluida la información sensible):

 

  1. Razones sociales o nombres de personas naturales.
  2. Nombres comerciales.
  3. Tipo de contrato
  4. Profesión u oficio
  5. Antecedentes laborales
  6. Perfil académico y profesional
  7. Datos organizacionales (cargo, funciones, nivel salarial, intereses profesionales)
  8. Información sobre pagos al sistema de seguridad social.
  9. Información de identificación tributaria y fiscal.
  10. Información bancaria para pagos vía transferencia.
  11.  
  12. Copia de documentos de soporte de información tributaria y bancaria.
  13. Cualquier otro soporte requerido según la naturaleza de la contratación de la compra o servicio que se realiza.

 

A partir del momento en que los proveedores proporcionan información, dan su consentimiento a DAC para mantener en sus registros toda la información que sea proporcionada a través de cualquier medio.

 

Toda información personal reunida puede almacenarse y procesarse en Colombia, en los Estados Unidos o cualquier otro país en el que DAC o sus sociedades relacionadas, subsidiarias o representantes tengan instalaciones y al utilizar los servicios y productos de DAC (incluyendo nuestra página web www.combustiblescolombia.com.co).

 

 

Las empresas afiliadas a DAC, están sujetas a una política de privacidad de datos, para asegurarnos que la información personal que sea transmitida entre afiliados sea tratada apropiadamente. Al aceptar esta Política de Privacidad, usted acepta toda transferencia de información fuera de su país.

 

Nuestra intención es la de enviar mensajes de correo electrónico sólo a clientes o a individuos que han autorizado recibir estos mensajes. Con la aceptación de la presente Política de Privacidad, los titulares de los datos personales nos autorizan para hacerles llegar por distintos medios y vías (incluyendo correo electrónico, SMS o mensajes de texto, etc.) información de productos y servicios, y de ofertas de productos y servicios que creemos pueden serle de interés. En cualquier momento, usted tiene el derecho de optar por no recibir comunicación de DAC en el futuro.

 

Podemos compartir su información personal con sociedades relacionadas de DAC, a fin de efectuar las operaciones que usted solicite o para hacer que nuestro negocio o el de nuestras sociedades relacionadas se ajuste más a sus necesidades. También podemos revelar su información personal por motivos relacionados con el cumplimiento de la ley, la prevención de fraudes, u otras acciones legales según lo requiera la legislación o normativa correspondiente; o en caso de que DAC razonablemente crea que es necesario para proteger a DAC, sus clientes o el público. Además, podemos compartir su información personal con socios comerciales que ayudan a DAC a realizar las operaciones que usted solicita, o con socios comerciales con los que tenemos productos o servicios de marca compartida, para que estos puedan ofrecer sus productos y servicios, o que ayudan a DAC a personalizar, analizar y/o mejorar nuestra comunicación o relación con usted y, finalmente, solo con socios comerciales que comparten el compromiso de DAC de proteger su información personal. Salvo por los casos detallados anteriormente, no divulgaremos su información personal a terceros, para sus propios propósitos de marketing a menos que usted nos haya autorizado.

 

  1. Vigencia del tratamiento de la información y datos personales

 

La información suministrada permanecerá almacenada por todo el tiempo necesario para permitirnos el cumplimiento de las finalidades aquí previstas y para el cumplimiento de obligaciones legales y/o contractuales a nuestro cargo especialmente en materia contable, fiscal y tributaria o por todo el tiempo necesario para atender las disposiciones aplicables a la materia de que se trate ya los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información, o en todo evento previsto en la ley.

 

  1. ¿Cómo utilizamos las cookies y los Web Beacons?

 

DAC podrá hacer uso de cookies y web beacons en sus páginas web y en los dispositivos electrónicos utilizados para acceder a éstas, con el fin de incrementar la funcionalidad y la accesibilidad de los sitios web, verificar que los usuarios cumplan con los criterios requeridos para procesar sus solicitudes y para adaptar sus productos y servicios a las necesidades de los usuarios, pudiendo obtener la siguiente información general:

 

  • Idioma del dispositivo
  • Los vínculos accesados
  • Duración del tiempo de navegación
  • El sitio visitado antes de entrar al sitio web de DAC.
  • Los sitios web visitados
  • La dirección IP
  • El tipo de navegador y sistema operativo utilizados
  • Fecha y hora de la navegación

 

Estas cookies, web beacons y otras tecnologías similares pueden ser deshabilitadas y eliminadas por el Usuario cuando él lo desee. Para este efecto, el Usuario puede consultar y/o solicitar la ayuda del navegador de Internet que utilice.

 

  1. Seguridad y confidencialidad de la información

 

DAC se compromete a proteger la seguridad de su información personal. Tenemos establecidos políticas, procedimientos y estándares de seguridad de la información, cuyo objetivo es proteger y preservar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información, independientemente del medio o formato donde se encuentre, de su ubicación temporal o permanente o de la forma en que ésta sea transmitida.

 

Los terceros contratados por nosotros están igualmente obligados a adherirse y dar cumplimiento a las políticas y manuales de seguridad de la información, así como a los protocolos de seguridad que aplicamos a todos nuestros procesos.

 

Todo contrato con terceros (contratistas, empleados, consultores externos, colaboradores temporales, etc.) que involucre el tratamiento de información y datos personales, incluye un acuerdo de confidencialidad que detalla sus compromisos para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de la misma.

 

A fin de proteger su información personal de todo acceso, uso o divulgación no autorizada, usamos una variedad de procedimientos y tecnologías de seguridad, Si bien nos esforzamos para proteger su información personal, DAC no pude asegurar o garantizar que su información personal o las comunicaciones privadas que nos envía siempre permanecerán con carácter privado y, por lo tanto, usted hace esto por su propia cuenta y riesgo.

 

  1. Derechos de los titulares de datos personales y procedimientos para el ejercicio de sus derechos

 

Con la aceptación de esta Política de Privacidad, usted manifiesta libre, expresa y previamente haber sido informado sobre los derechos que la ley le concede como titular de sus datos personales y que se enuncian a continuación:

 

(i) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la entidad responsable del tratamiento o encargada del tratamiento de sus datos personales.

(ii) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.

(iii) Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los datos personales.

(iv) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales.

(v) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal en los términos de la Ley 1581 de 2012.

(vi) Acceder en forma gratuita una vez por mes a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, en los términos de la normatividad vigente.

 

En caso de que los datos personales no sean recolectados por DAC directamente de los titulares, sino que sean suministrados a DAC, por ejemplo, por un empleado, el empleado deberá informar al titular que la información será suministrada a DAC.

 

En caso de que, con ocasión de los contratos celebrados con terceros, estos tengan que hacer tratamiento de información, se podrán agregar a estos contratos cláusulas que establezcan restricciones o requisitos sobre el manejo de esta información.

 

Los procedimientos para el ejercicio de sus derechos serán los siguientes:

 

  • Consultas

Los titulares, las personas autorizadas o causahabientes podrán consultar su información personal que repose en nuestras bases de datos, caso en el cual les suministraremos la información solicitada, previa verificación de la legitimación para presentar dicha solicitud. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se le informarán los motivos de la demora, señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

  • Reclamos

Si los titulares, las personas autorizadas o los causahabientes consideran que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Regulación, podrán presentar un reclamo ante nosotros, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

 

  1. Su reclamo deberá formularse mediante solicitud dirigida a DAC, con su identificación, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, su dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, lo requeriremos dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que usted presente la información requerida, entenderemos que ha desistido del reclamo.

 

  1. En caso de que no seamos competentes para resolver su reclamo, daremos traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles y le informaremos oportunamente. De ser procedente, una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

 

  1. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se le informarán los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

Los titulares de datos personales pueden ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales enviando su solicitud mediante escrito dirigido a la Calle 90 No.19C-32 de Bogotá, Colombia de conformidad con esta Política de Privacidad.

 

En todo momento los titulares podrán revocar su consentimiento al tratamiento de sus Datos Personales. Para ello es necesario enviarnos una comunicación escrita en español a la Calle 90 No.19C-32 de Bogotá, Colombia, la cual deberá contener los mismos requisitos señalados para el ejercicio de los derechos de los titulares haciendo un señalamiento de los Datos Personales a los cuales desea revocar su consentimiento. En un plazo no mayor a 15 (quince) días hábiles contados a partir de la recepción de su correo, haremos la revocación de los Datos solicitados.

 

En todo momento los titulares podrán limitar el consentimiento para el tratamiento de sus Datos Personales para las finalidades de mercadeo y promociones mediante el envío de una comunicación escrita a la siguiente dirección: Calle 90 No.19C-32 de Bogotá, Colombia haciendo mención a las limitantes. En un plazo no mayor a 10 (diez) hábiles, días contados a partir del envío de la comunicación escrita, dejaremos de hacerle llegar información.

 

El área de atención de peticiones, consultas o reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos es:

Área: Departamento de Cumplimiento.

Cargo: Gerente de Cumplimiento.

e-mail: carlos.a.buitrago@exxonmobil.com

Dirección: Calle 90 No.19C-32 Bogotá, Colombia.

Teléfono: 571-6280460

 

  1. Modificaciones y vigencia de la política de privacidad.

 

Podremos modificar en cualquier momento los términos y condiciones de estas políticas de privacidad. Si decidimos introducir algún cambio material a nuestras políticas de privacidad, se informará en la página web o en un periódico de amplia circulación nacional y publicando una versión actualizada de las políticas de privacidad. Las bases de datos tendrán vigencia indefinida, de conformidad con las finalidades y usos de la información.

 

Actualizada 9 de Octubre de 2018.